Dışişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği

DIŞİŞLERİ BAKANLIĞI ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

Dışişleri Bakanlığından:

Resmi Gazete Tarihi : 07.09.2012

Resmi Gazete Sayısı : 28404

BİRİNCİ BÖLÜM: Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Dışişleri Bakanlığı arşivlerinde bulunan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 – (1) Bu Yönetmelik, Dışişleri Bakanlığı merkez, yurtiçi ve yurtdışı teşkilatını kapsar.

Dayanak

Madde 3 – (1) Bu Yönetmelik, 7/7/2010 tarihli ve 6004 sayılı Dışişleri Bakanlığının Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Arşiv malzemesi: Dışişleri Bakanlığı merkez ve yurtdışı teşkilatı birimlerinin işlemleri sonucunda teşekkül eden ve son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatma ve tespite yarayan, Türkiye Cumhuriyetinin ulusal ve uluslararası alanda her türlü hak ve menfaatini belgeleyen, ayrıca, ait olduğu devrin ahlak, örf, adet veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, disk ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b) Arşivlik malzeme: (a) bendinde sayılan her türlü belge ve malzemeden üzerinden geçen zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri,

c) Bakanlık: Dışişleri Bakanlığını,

ç) Bakanlık Merkez Arşivi: Birim arşivlerinde bulunanlar dışındaki, Dışişleri Bakanlığının tüm arşivlik malzeme ve arşiv malzemesinden müteşekkil, arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı; arşiv malzemesinin ise arşivcilik yöntemlerine uygun olarak değerlendirilip, Bakanlık birimlerinin ve araştırmacıların hizmetine sunulduğu merkez arşivini,

d) Birim arşivi: Dışişleri Bakanlığı genel müdürlükleri, müstakil daire başkanlıkları, yurtiçi büroları ile yurtdışı temsilciliklerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş halde aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimlerini,

e) Diplomatik Arşiv: Dışişleri Bakanlığı Merkez ve birim arşivlerini,

f) Fon: Bir kurum ya da kuruluş veya kişiye ait belgelerin tarihine, karmaşıklığına ve miktarına özel bir önem gösterilerek organik yöntem esasına göre oluşturulmuş birbirleriyle ilgili belgelerden oluşan bütünü,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM: Sorumluluk ve Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel

Sorumluluk

Madde 5 – (1) Bakanlık arşiv hizmet ve faaliyetleri, Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı tarafından yürütülür.

Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığının görevleri

Madde 6 – (1) Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığının görevleri aşağıda belirtilmiştir:

a) Merkez arşivini muhafaza etmek, Bakanlık arşiv sistemini yönetmek ve geliştirmek.

b) Gizli içerikli belgelerin belli süreler sonunda araştırmacıların istifadesine açılmasına yönelik olarak gizliliği kaldırma komisyonları oluşturmak ve bunların faaliyetlerini düzenlemek.

c) Diğer devletlerle ve uluslararası kuruluşlarla akdedilen andlaşmaların tasnifini ve muhafazasını gerçekleştirmek.

Arşiv hizmetlerinde görevlendirilecek personel

Madde 7 – (1) Bu amaçla, Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı emrinde yeterli sayıda personel istihdam edilir.

(2) Birim arşivlerinde konsolosluk ve ihtisas memurlarından bir arşiv sorumlusu ile yeteri kadar görevli tespit edilerek, isimleri Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığına bildirilir. Birim arşivlerinin yıl içinde arşivlerde yaptıkları işlemlerle ilgili olarak güncel bilgilere ilişkin ayrıntıları içeren bir rapor yıl sonunda Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığına iletilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM: Bakanlık Merkez ve Birim Arşivlerinin Kurulması, Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması

Arşivlerin yangından korunması

Madde 8 – (1) Bakanlık Merkez birimlerinde, yurtiçi ve yurtdışı teşkilatında arşivlerin yangından korunması konusunda 27/11/2007 tarihli ve 2007/12937 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanır.

(2) Bu kapsamda;

a) Arşiv odalarına sadece yetkili personel nezaretinde girilir.

b) Arşiv odalarında sigara içilmez ve yanıcı parlayıcı maddeler ile yangın güvenliğini tehlikeye sokacak diğer cihaz ve maddeler bulundurulmaz.

c) Arşiv odalarında yeteri kadar kuru kimyevi tozlu ve gazlı yangın söndürme cihazları bulundurulur. Bu cihazların bakımı ve kontrolü periyodik olarak yaptırılır.

ç) Evrak, belge ve malzemenin önemi dikkate alınarak muhafaza edildikleri dolap, raf ya da kapalı rafların üzerine kurtarma öncelik derecesine göre etiketler yapıştırılır.

d) Yangın esnasında hangi evrak ve arşivin kimler tarafından kurtarılacağı önceden belirlenir.

e) İmha edilecek evrak öncelikle kıyılarak imha edilir. Yakılarak imha edilecek olanlar ise güvenlik tedbirleri alındıktan sonra kağıt imha yerlerinde yakılır.

f) Yangın Emniyet Talimatı, arşiv odalarının girişlerine kolayca görülecek şekilde asılır.

g) Yangın söndürme cihazları çalıştığında depolarda bulunabilecek personelin kullanımına tahsis edilecek oksijen maskeleri tedarik edilir.

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesinin korunması

Madde 9 – (1) Bakanlık birimleri, henüz Bakanlık Merkez Arşivine devretmeyip ellerinde bulundurdukları arşivlik malzemeyi; Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı, Bakanlık Merkez Arşivine intikal eden arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler. Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı, Bakanlık Merkez Arşivine devredilmiş arşiv malzemesi ve arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;

a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşeratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,

b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,

c) Arşivin her bölümünde, uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin % 50-60 arasında tutulmasından,

ç) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,

d) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,

e) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,

f) Isının mümkün olduğu kadar sabit, kağıt malzeme için 12-15 derece arasında, tutulmasından,

sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM: Bakanlık Merkez ve Birim Arşivi İşlemleri

Bakanlık merkez ve birim arşivleri

Madde 10 – (1) Belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için birim arşivleri, daha uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için Bakanlık Merkez Arşivi teşkil edilir.

Birim arşivine verilecek malzemenin ayırımı ve hazırlanması

Madde 11 – (1) Her yılın Ocak ayı içinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, merkez birimlerinde ve yurt dışı temsilciliklerimizde görevli ilgili personelce gözden geçirilir. Bunlar;

a) İşlemi tamamlananlar,

b) İşlemi devam edenler,

c) İşlemi tamamlanmış olmakla birlikte elde bulundurulması gerekenler,

ç) Devredilmesi veya imha edilmesi gerekenler,

şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

(2) Evrak, standart dosya planı esaslarına göre dosyalara ve klasörlere yerleştirilir. Konu ve işlem itibariyle aynı evrak aynı dosya veya klasöre konur. Dosya ve klasör içinde yerleştirme tarih sıralamasına göre en son tarihi taşıyan evrak en üste gelecek şekilde dosyalanır. Dosya gömleklerinin üzerine, aidiyeti, konu kodu, konusu, dosyanın numarası gibi bilgiler işlenir. Klasörlerin sırtı etiketlenir. Etikette sırasıyla;

a) Kurum rumuzu,

b) Birim rumuzu/kodu,

c) Alt birim rumuzu/kodu,

ç) Kutu numarası,

d) Dosya numarası,

e) Dosyanın adı (birden fazla şömiz varsa bunların konu başlıkları sırayla yazılır.),

f) İşlem yılı,

bilgileri yer alır (Ek-3).

(3) Sicil dosyaları, sicil numarası (Bakanlık sicil numarasına ilaveten, T.C. kimlik numarası da belirtilir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

(4) Verilen hizmet itibariyle özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlaması suretiyle, standart dosya planı da dikkate alınarak hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde (alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri) hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

(5) Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

(6) Yukarıda belirtilen işlemler sonucunda hazırlanan arşiv kutusu ve dosyalar içerisine, dosya ve arşiv kutularında yer alan evrakın dökümünü veren bir içerik listesi konur (Ek-1).

Uygunluk kontrolü

Madde 12 – (1) Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır. Bu kontrolde;

a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus kayıt defteri veya föyleri gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

ç) Arşiv kutuları veya dosyalar üzerine, devirden önce kutu ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

d) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

e) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,

f) Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

g) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ğ) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

h) Dosya veya arşiv kutusu içerisine konulması gereken içerik listelerinin konulup konulmadığına,

bakılır ve eksiklikler varsa tamamlanır. Evrakın teslimi bu Yönetmelik hükümlerince eksiklikler giderildikten sonra mümkündür.

Malzemenin birim arşivine devri

Madde 13 – (1) İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde birim arşivine devredilir. Devir işlemlerinde aşağıdaki hususlar dikkate alınır:

a) Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

b) Teslim işlemleri ise, birim arşiv personeli tarafından yerine getirilir.

c) Teslim işlemine kadar birimlerce, evrakın takibini üstlenecek birim arşiv sorumluları belirlenir.

ç) Arşivlik malzemenin, birim arşivine devri uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile yapılır.

Birim arşivine devredilmesi gerekmeyen malzeme

Madde 14 – (1) Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzeri evrak ilgili birimlerinde muhafaza edilir. Bunlardan ihtiyaç duyulmayanlar, listesi ile birlikte Bakanlık Kütüphanesine devredilebilir.

Malzemenin birim arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi

Madde 15 – (1) Arşiv ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Bakanlık Merkez Arşivine aynı düzende teslim edilir.

(2) Yurtdışı birim arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemlerinden sonra arşivdeki malzeme işlem gördüğü teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenlenerek muhafaza edilir.

Malzemenin birim arşivinde saklanma süresi

Madde 16 – (1) Arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde saklanma süresi beş yıldır. Bu sürenin sonunda merkez arşive saklanmak üzere devredilir. Bu sürenin uzatılması veya kısaltılması birimlerin ihtiyaçları göz önüne alınmak suretiyle Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı tarafından tespit edilir.

(2) Yurtdışı birim arşivlerinde arşivlik malzemenin saklanma süresi on yıldır.

Birim arşivinden yararlanma

Madde 17 – (1) Birimler gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere, birim arşivinden evrak veya dosya alabilir.

(2) Diğer birimlerin birim arşivlerinden yararlanma talebi ise, ilgili birim amirinin müsaadesine tabi olup, dosya veya evrak arşiv dışına çıkarılmamak kaydı ile incelenebilir veya usulüne uygun örnekler verilebilir.

Birim arşivinde ayıklama ve imha

Madde 18 – (1) Ayıklama ve imha işlemleri birim arşivlerinde yapılmaz.

(2) Ancak, yurtdışı teşkilatlarında ayıklama ve imha işlemleri, 22 nci madde hükümlerince yapılır.

Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek malzemenin ayrılması

Madde 19 – (1) Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek olanlar şeklinde ayrılır.

Bakanlık Merkez Arşivine devretme

Madde 20 – (1) Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defteri, föyler ve devredilecek malzemeye ait içerik listelerini ihtiva eden bir yazı ile her yılın Ocak ayı içerisinde Bakanlık Merkez Arşivine devredilir.

(2) Yurtdışı teşkilatlarında, saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi 51 inci madde hükmü çerçevesinde Bakanlık Merkez Arşivine devredilir.

Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek arşivlik malzemenin uygunluk kontrolü

Madde 21 – (1) Bakanlık Merkez Arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 nci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Bakanlık Merkez Arşivinde ayıklama ve imha

Madde 22 – (1) Bakanlık Merkez Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri işbu Yönetmeliğin altıncı ve yedinci bölümlerindeki hükümlere göre yapılır.

(2) Bakanlık Merkez Arşivinde yapılacak tasnif çalışmaları muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır. İnce tasnif (Provenance Sistemi) çalışmaları esnasında da aynı işlem uygulanır.

Damgalama

Madde 23 – (1) Ayıklama ve imha işlemlerini müteakip, Bakanlık Merkez Arşivine devredilen malzeme siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Dışişleri Bakanlığı Merkez Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakın ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır.

(2) Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Malzemelerin Bakanlık Merkez Arşivinde tasnifi ve yerleştirilmesi

Madde 24 – (1) Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, konu bütünlüklerini bozmadan asli düzeniyle bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

(2) Tasnif işlemleri şu sırayı takip eder:

a) Öncelikle, her daire ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

b) Ayırımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleri ile birlikte bir araya getirilir;

1) Evraka ekli olan harita, plan, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

2) Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada evrak 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

c) Daha sonra, birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken aşağıdaki hususlar göz önüne alınır:

1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

2) Üzerinde yalnızca ait olduğu ay yazılı olup, günü belli olmayan evrak, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın sonuna, toplu olarak konulur.

3) Hicri ve Rumi tarihler, Miladi tarihe çevrilerek alınır.

4) Bazı eski harfli evrak ve vesaikde tarihler, ay olarak üç parçaya bölünerek, "Evail" önceki "Evasıt" ortadaki ve "Evahir" sonraki tabirleriyle kullanıldığından; "Evail" yazılı olanlar ait oldukları ayın onuncu gününden sonraya, "Evasıt" yazılı olanlar ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya; "Evahir" yazılı olanlar ise ait oldukları ayın son gününden sonraya konulur. Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur.

5) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evrak da ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrak arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli parantez içerisinde gösterilir.

ç) Ayırma neticesinde, evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle arşiv yer damgası (Ek-2 ) basılır. Damganın;

1) Kurum bölümüne, Dışişleri Bakanlığı için kullanılan rumuz,

2) Birim bölümüne, birimler için kullanılan rumuz,

3) Alt birimi bölümüne, alt birim için kullanılan rumuz,

4) Kutu numarası bölümüne, evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara,

5) Dosya numarası bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara,

6) Evrak sıra numarası bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraka verilecek sıra numarası

yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evrak, birden başlamak üzere sıra numarası alır.

7) Arşiv yer damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır. Arşiv yer damgası kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit tükenmez veya mürekkepli kalem kullanılmaz.

d) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların veya klasörlerin sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, evrak sıra numarası hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3), dosya numarası hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile ayrıca işlem yılı yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın dosya sıra numarası dahil, işlem yılı kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerine, işlem yılı hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık sağlamak üzere kaydedilir.

e) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.

f) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün mahiyeti hakkında özet çıkarılıp fişlenir.

g) Bütün bu işlemler daha sonra kataloglara geçirilir.

Malzemenin yerleştirilmesi

Madde 25 – (1) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde arşiv malzemesini uygun şartlarda korumak maksadıyla asit derecesi düşük, dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen prespan malzemeden üretilmiş kutulara konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında madeni raflarda tasnif planına uygun olarak, bir yerleştirme planı dahilinde yerleştirilir.

(2) Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar ve kapalı raflar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

(3) Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı, disk ve bu gibi değişik tür ve çeşitlerdeki malzemenin tasnifi, uygun sistem ve işlemlere göre yapılır.

(4) Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Malzemenin envanterlerinin çıkarılması, kataloglarının hazırlanması

Madde 26 – (1) Bakanlık merkez arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Malzemenin mikrofilm/elektronik ortama aktarılması

Madde 27 – (1) Arşiv malzemesini tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, kullanımını kolaylaştırmak, devamlılığını sağlamak ve yıpranmasını önlemek amacıyla, tasnifi tamamlanan malzeme mevcut teknolojiler kullanılmak suretiyle mikrofilm ve/veya elektronik ortama aktarılır.

(2) Bu hizmetin yerine getirilmesi amacıyla Bakanlık Merkez Arşivinin kullanımı için gereken teknik teçhizat sağlanır.

Elektronik ortamdaki arşiv malzemesi

Madde 28 – (1) Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Bakanlık tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

(2) Bu tür malzemelerin tasnif, devir gibi arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Birimlerin Bakanlık Merkez Arşivinden yararlanması

Madde 29 – (1) Bakanlık merkez arşivinin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden dışarıya çıkarılamaz. Birimler, bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, Bakanlık Merkez Arşivinde inceleme yapabilir veya usulüne uygun örnekler alabilir. Birimlerin, Bakanlık merkez arşivinden yararlanması, ilgili birim amirinin yazılı talebi (Ek-4) ve Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığının onayı ile yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM: Arşiv Malzemesinin Gizliliği ve Gizliliğinin Kaldırılması İşlemleri

Arşiv malzemesinin gizliliği

Madde 30 – (1) Birimlerin elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş olup halen bu özelliklerini koruyan arşiv malzemesi, Bakanlık Merkez Arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması Bakanlık merkez arşivinde kurulacak bir Gizliliği Kaldırma Komisyonu vasıtasıyla yapılır. Ancak, evrakı üreten dairenin veya birimin gizliliğin kaldırılması yolundaki görüşü esastır.

Gizliliği Kaldırma Komisyonunun teşkili

Madde 31 – (1) Gizliliği kaldırılacak arşiv malzemesi için Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanı veya yardımcısının başkanlığında, evrakın ait olduğu birimden, ilgili belgeler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi iki kişi ile tercihen o konularda görev veya çalışma yapmış bir veya iki daire başkanı ve üstü düzeyde meslek memuru veya müşavirden teşekkül etmiş üç ila beş kişilik bir Gizliliği Kaldırma Komisyonu kurulur. Komisyon ihtiyaç duyduğu takdirde konu ile ilgili görev yapmış kişilerin bilgilerinden yararlanabilir.

Gizliliği Kaldırma Komisyonunun yetki, sorumluluk ve çalışma esasları

Madde 32 – (1) Gizlilik kaydı taşıyan her türde arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılma işlemi Gizliliği Kaldırma Komisyonunun kararı ile yapılır. Ancak, 35 inci madde hükmü saklıdır.

(2) Gizliliği Kaldırma Komisyonu, lüzum görülen hallerde veya tasnif işlemleri tamamlanarak araştırmaya açılma aşamasına gelmiş arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılıp kaldırılmayacağına karar vermek üzere çalışmaya başlar.

(3) Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonun oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda komisyon başkanının oy verdiği tarafın tercihi dikkate alınır.

Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesi ve bunların listelerinin düzenlenmesi

Madde 33 – (1) Gizliliği kaldırılan malzeme için teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve numarası, dosya, sıra, şifre numarası esas alınmak üzere iki nüsha olarak liste hazırlanır. Listeler, komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesinin üzerine “........ tarih ve ...... sayılı Gizlilik Komisyon Kararı ile gizliliği kaldırılmıştır.” damgası vurularak gizlilik iptal edilir. Malzemenin elektronik ortamdaki görüntüsü üzerine benzer bir ibare konulması mümkündür.

(2) Herhangi bir gizlilik derecesi taşıyıp da son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş, tasnifi tamamlanmış ve gizliliği kaldırılmış arşiv malzemesinin araştırmaya açılmasında herhangi bir gizlilik kısıtlamasına gidilmez.

Merkez arşivinde bulunan diğer kamu kurumlarına ait gizlilik dereceli arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması

Madde 34 – (1) Bakanlık merkez arşivinde tasnif işlemi tamamlanan fonlarda mevcut bulunan diğer kamu kurum ve kuruluşlarına ait gizlilik dereceli arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılmasını teminen bu kurumların oluşturacakları gizliliği kaldırma komisyonlarının ilgili arşiv malzemesi üzerinde incelemede bulunabilmesi için gerekli tedbirler alınır.

Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesinin listelerinin kesinlik kazanması

Madde 35 – (1) Hazırlanan listeler Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin onayı ile kesinlik kazanır.

Gizliliği kaldırılan arşiv malzemesinin listelerinin saklanması

Madde 36 – (1) İkişer nüsha olarak hazırlanan listeler, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, dikkate alınarak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlık Merkez Arşivinde muhafaza edilir.

ALTINCI BÖLÜM: Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları

Ayıklama ve imha

Madde 37 – (1) Bakanlık merkez birimlerine ait, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Bakanlık Merkez Arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Tespit edilen eski Türkçe harfli belgeler birim arşivlerince kesinlikle imha edilmez.

İmha edilecek malzemenin tespit ölçüsü

Madde 38 – (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde diğer mevzuatla tayin olunanlar ile herhangi bir davaya konu olmuş bulunanlar, 39 uncu maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı veya malzemede belirtilen süre içerisinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulmazlar.

İmha edilecek malzeme

Madde 39 – (1) İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:

a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları.

b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler ve kopyalar.

c) Tarihi değeri olanlar hariç resmi veya özel her çeşit zarflar.

ç) Adli ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbarname mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen koli, tel, adi ve taahhütlü zarf ve benzeri evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri.

d) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları).

e) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri.

f) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar.

g) Asıl nüshası ilgili birimde saklanmak üzere, diğer ünite ve birimlere bilgi amacıyla gönderilen her çeşit yazı, rapor, genelge, telgraf ve benzeri evrak.

ğ) Yurtdışı kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı.

h) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmalar.

ı) Yanlış havale ve sevk sebebiyle ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar.

i) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar.

j) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler.

k) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar.

l) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları.

m) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri.

n) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar.

o) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar.

ö) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları.

p) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri.

r) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri.

s) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup değersiz oldukları takdir edilenler ile yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenler.

(2) Birinci fıkrada sayılanların imhasına, Bakanlık bünyesinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonunca karar verilir.

Ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili

Madde 40 – (1) Bakanlık Merkez Arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanının veya Bakanlık Merkez Arşiv yetkilisinin başkanlığında, Bakanlık Merkez arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitelerin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi biri meslek memuru iki temsilciden oluşacak beş kişilik Bakanlık Merkez Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılabilir.

(2) Yurtdışı teşkilatı arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için misyon şefinin başkanlığında bir meslek memuru ile arşivden sorumlu konsolosluk ve ihtisas memurlarından oluşacak dört kişilik Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az üç kişiden teşkil olunur.

Ayıklama ve imha komisyonlarının yetki ve sorumlulukları

Madde 41 – (1) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının kararı ile yapılır. Ancak, 45 inci madde hükümleri saklıdır.

Ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları

Madde 42 – (1) Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.

(2) Komisyonlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar.

(3) Komisyon kararları oy çokluğu ile alınır. Komisyonların oy çokluğu ile karar veremediği durumlarda, komisyon başkanının oy verdiği tarafın kararı esas alınır.

YEDİNCİ BÖLÜM: İmha İşlemleri

Ayıklama ve tasnif

Madde 43 – (1) Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere bir ayıklama ve ayrıma tabi tutulur.

İmha listesinin düzenlenmesi

Madde 44 – (1) İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır (Ek-5). İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmhası reddedilen evrak ve malzeme, ileride ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

İmha listelerinin kesinlik kazanması

Madde 45 – (1) Hazırlanan imha listeleri merkezde Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin; yurtdışı teşkilatlarında ise, misyon şefinin önerisi, Bakan veya görevlendireceği üst düzey amirin onayı ile kesinleşir.

İmha şekilleri

Madde 46 – (1) İmha aşağıdaki esaslara göre yapılır:

a) İmha edilecek malzeme, özel kağıt kıyma makinalarında okunamayacak şekilde kıyılmak suretiyle imha edilir. Kıyılmak suretiyle imha edilen malzeme, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne veya kamu yararına faaliyet gösteren dernek ve vakıflara hibe edilebilir.

b) Gizli ve çok gizli özelliği taşıyan imha edilecek evrak, okunamayacak derecede kıyıldıktan sonra yakılarak yok edilir. Bu işlemler, Bakanlıkça sağlanan gerekli teknik teçhizat ile yerine getirilir.

İmha edilecek malzemenin ayıklanması

Madde 47 – (1) İmha edilecek malzemeden kullanma imkanı bulunan klasör, dosya ve benzeri malzemeler ayrılır.

İmha tutanağı

Madde 48 – (1) İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir (Ek-6). Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha listeleri ve tutanaklarının saklanması ve denetleme

Madde 49 – (1) İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi Bakanlık Merkez Arşivinde muhafaza edilir.

(2) Yurtdışı teşkilatlarınca hazırlanan imha listelerinin onaylı bir örneği Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığına gönderilir.

(3) Listeler, denetime hazır vaziyette on yıl süre ile saklanır.

SEKİZİNCİ BÖLÜM: Çeşitli ve Son Hükümler

Denetleme

Madde 50 – (1) Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı, Bakanlık arşiv hizmet ve faaliyetlerinin bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslar dahilinde yürütülmesini denetler ve tespit edilen aksaklıkları bir raporla ilgili üst makamlara arz eder (Ek-7).

Yurtiçi ve yurtdışı teşkilatlarından arşiv malzemesinin nakli

Madde 51 – (1) Yurtiçi ve yurtdışı teşkilatı arşivlerinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesinin Bakanlık merkez arşivine devri, temsilciliklerin özellikleri ve ihtiyacı göz önüne alınmak suretiyle Bakanlıkça belirlenecek özel talimatlarla saptanır. Arşiv malzemesinin Bakanlık merkez arşivine devri, gerekli güvenlik önlemleri alınmak suretiyle yapılır. Bu çerçevede özel uçaklarla yapılan resmi ziyaretler ve benzeri vesilelerden istifade edilebilir.

Dosya ve yararlanma yönergeleri

Madde 52 – (1) Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı;

a) Bakanlığın gördüğü hizmetler, yaptığı haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlayan dosyalama sistemini kurmak amacıyla yönerge hazırlar.

b) Bakanlıkta mevcut araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı, hakiki ve hükmi şahısların yararlanması amacıyla Bakanlık arşivinden yararlanma usul ve esaslarına ilişkin yönerge hazırlar.

Yürürlükten kaldırılan yönetmelik

Madde 53 – (1) 24/8/2001 tarihli ve 24503 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Dışişleri Bakanlığı Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Geçiş hükümleri

Geçici Madde 1 – (1) Yeni dosyalama sistemi ve dosya yönergeleri ile Bakanlık Merkez Arşivinden yararlanma esas ve usullerini belirleyen yönergeler hazırlanıncaya kadar önceki uygulamalara devam edilir.

Yürürlük

Madde 54 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 55 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Dışişleri Bakanı yürütür.