Expo 2016 Antalya Ajansının Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik

EXPO 2016 ANTALYA AJANSININ ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığından:

Resmi Gazete Tarihi : 08.05.2013

Resmi Gazete Sayısı : 28641

BİRİNCİ BÖLÜM: Amaç ve Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler

Amaç ve kapsam

Madde 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Yönetim Kurulu, EXPO Konseyi, Genel Sekreterlik ve Ofisten oluşan EXPO 2016 Antalya Ajansının çalışmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Dayanak

Madde 2 – (1) Bu Yönetmelik 31/10/2012 tarihli ve 6358 sayılı EXPO 2016 Antalya Kanununun 3, 6 ve 16 ncımaddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3 – (1) Bu Yönetmelikte geçen;

a) Ajans: EXPO 2016 Antalya Ajansını,

b) AIPH: Uluslararası Bahçe Bitkileri Üreticileri Birliğini,

c) Bakan: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanını,

ç) Bakanlık: Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanlığını,

d) BIE: Uluslararası Sergiler Bürosunu,

e) EXPO Konseyi: EXPO 2016 Antalya Ajansı Konseyini,

f) EXPO 2016 Antalya: 2016 yılında Antalya’da yapılacak olan çiçek ve çocuk temalı Tescilli Evrensel Botanik Sergisini,

g) Genel Sekreter: EXPO 2016 Antalya Ajansı Genel Sekreterini ve BIE kuralları gereği atanan EXPO 2016 Antalya Sergi Komiserini,

ğ) Genel Sekreterlik: EXPO 2016 Antalya Ajansının sekretaryasını yürütmek ve bu kapsamda verilen görevleri yerine getirmek üzere merkezi Antalya’da olan teşkilatı,

h) Kanun: EXPO 2016 Antalya Kanununu,

ı) Ofis: Genel Sekretere bağlı olarak Yönetim Kurulu ve EXPO Konseyinin sekretarya çalışmalarını yürüten ve Bakanlık bünyesinde Ankara’da kurulan Ajans birimini,

i) Organizasyon: EXPO 2016 Antalya Kanunu hükümleri çerçevesinde yürütülecek çalışmaların tamamını,

j) Resmî katılımcı: EXPO 2016 Antalya’ya katılan ve Yönetim Kurulunca resmen tanınmış bir yetkili aracılığıyla temsil edilen ülkeyi,

k) Yönetim Kurulu: EXPO 2016 Antalya Ajansı Yönetim Kurulunu,

ifade eder.

İlkeler

Madde 4 – (1) Ajansta görev yapan yöneticiler ve personel görev, yetki ve sorumluluklarını aşağıdaki ilkeler çerçevesinde yerine getirir.

a) Yapılacak işlem ya da faaliyetlerin nitelik ve amaçlarını belirlemek, planlamak ve uygulamak.

b) Uygulamaların doğruluk ve yeterliliğini işbirliği anlayışı içinde izlemek.

c) Uyumlu ve orantılı görev ve iş paylaşımı yapmak.

ç) Personelin faaliyetler hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak.

d) Uyumlu ve verimli çalışma ortamını oluşturmak.

e) İşlem ve faaliyetleri zamanında, doğru ve eksiksiz bir şekilde yerine getirmek ve yürütmek.

f) Kamu kaynaklarını etkin ve verimli kullanmak, kırtasiyeciliği azaltıcı önlemler almak.

g) Yapılan programlamaya, görev ve iş dağılımına uygun bir şekilde hareket etmek.

ğ) Yapmakla yükümlü bulundukları hizmet veya görevlerin, sıralı olarak bağlı oldukları amirlerinin gözetim ve denetimi altında ve onların emir ve direktifleri yönünde; ilgili mevzuata, plan ve programlara uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

h) Verilen işleri hızlı, verimli ve nitelikli olarak yapmak.

ı) Günlük faaliyetlerle ilgili olarak üstlerini bilgilendirmek suretiyle bilgi akışını sağlamak.

İKİNCİ BÖLÜM: Ajans ve Ajans Birimlerinin Görev ve Yetkileri

Ajans

Madde 5 – (1) Ajans; Kanunla öngörülen görevleri yerine getirmek üzere kurulan, Kanunda yer alan düzenlemeler dışında özel hukuk hükümlerine tabi tüzel kişidir.

(2) Ajans; Yönetim Kurulu, EXPO Konseyi, Genel Sekreterlik ve Ofis birimlerinden oluşur. Ajansın merkezi Antalya’dadır.

(3) Ajans bünyesinde, Yönetim Kurulunun uygun göreceği yetkililerin sorumluluğunda yurt içinde veya yurt dışında çalışma grupları ve komiteler oluşturulabilir.

Yönetim Kurulunun yapısı, görev ve yetkileri

Madde 6 – (1) Yönetim Kurulu; Bakan başkanlığında, Antalya Valisi, Antalya Büyükşehir Belediye Başkanı, Bakanlık, Dışişleri Bakanlığı, Ekonomi Bakanlığı, Kültür ve Turizm Bakanlığından en az genel müdür seviyesinde birer temsilci, Antalya Ticaret ve Sanayi Odası Başkanı ile Antalya Ziraat Odası Başkanı dahil dokuz üyeden oluşur. Bakan, Yönetim Kurulu üyelerinden birini başkan vekili olarak görevlendirir.

(2) Yönetim Kurulu, Ajansın karar organıdır, Kanunla kendi görev ve yetkisine verilmiş konuların tümünde en üst düzeyde görüşme ve karar alma yetkisine sahiptir. Yönetim Kurulu, Ajansın tüzel kişiliğini temsil eder ve Ajans adına her türlü resmî başvuruyu yapmaya yetkilidir.

(3) Yönetim Kurulu; EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili her türlü iş ve işlemlerde yetkili olup aşağıdaki görev ve yetkileri haizdir.

a) EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması kapsamında yapılacak çalışmaların çerçevesini, mahiyetini ve önceliklerini belirlemek, hazırlıkları izlemek, kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarının eşgüdüm içinde çalışmasını sağlayacak tedbirleri almak.

b) EXPO 2016 Antalya’ya ilişkin iş ve işlemlerde, kamu kurum ve kuruluşları ile uluslararası kuruluşların iş birliği içinde çalışmasını sağlamaya yönelik kararlar almak.

c) EXPO Konseyi tarafından alınan tavsiye kararlarını değerlendirmek ve uygun bulduklarını uygulanmak üzere Genel Sekreterliğe bildirmek.

ç) Bütçe ve kaynakların etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak ve yıllık program, bütçe, kesin hesap ve faaliyet raporu hakkında karar almak.

d) Kanun hükümlerine aykırı olmamak üzere yurt içinde veya yurt dışında ihale ve bütçe komisyonları da dâhil olmak üzere çalışma grupları ve komiteler oluşturmak, gerekli görülen hallerde toplantılarına kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşu temsilcilerini davet etmek.

e) EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması kapsamında yapılacak çalışmalar, BIE kurallarına uygun genel düzenlemeler ve insan kaynakları ile ilgili usul ve esasları belirlemek amacıyla Genel Sekreterlik tarafından hazırlanan yönetmelikleri, EXPO Konseyinin görüşünü aldıktan sonra Bakanlığın onayına sunmak.

f) EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması kapsamında yapılacak çalışmalar ile ilgili olarak Genel Sekreterlik tarafından hazırlanan yönerge ve talimatlardan uygun görülenleri onaylamak.

g) BIE veya AIPH tarafından takvime alınan diğer botanik EXPO’lara katılım sağlanmasına karar vermek.

ğ) Genel Sekreterin önerisi üzerine, Genel Sekreterlikte, Ofiste, kurullarda ve komitelerde çalışacak personeli atamak.

h) Ajans faaliyetleriyle ilgili olarak her türlü yapım, mal ve hizmet alımı ile taşınmaz alım, satım ve kiralanması konularındaki Genel Sekreterin önerilerini görüşüp karara bağlamak.

ı) Ajans faaliyetleriyle ilgili olmak koşuluyla yürütülecek çalışmalarla ilgili Genel Sekreteri yetkilendirmek.

i) Kanunla verilen diğer görevleri yapmak.

Yönetim Kurulu toplantılarının düzenlenmesi

Madde 7 – (1) Yönetim Kurulu olağan toplantıları ayda bir defa, olağanüstü toplantıları ise ihtiyaç duyulduğunda Yönetim Kurulu Başkanının daveti üzerine gerçekleştirilir.

(2) Bakanın katılmadığı toplantılarda, başkan vekili başkanlığı yürütür. Üst üste iki toplantıya veya bir yıl içinde toplam üç toplantıya mazeretsiz olarak katılmayan üyeler istifa etmiş sayılır ve bu üyelerin temsil ettiği örgüt veya kurumun on beş gün içinde yeni üye bildirmemesi halinde bu üyelerin yerine Bakan tarafından yeni üye atanır.

(3) Olağan toplantıların duyuruları gerçekleştirilecek toplantıdan en az yedi gün önce üyelere yazılı olarak ve/veya elektronik posta yolu ile bildirilir. Olağanüstü toplantılarda yedi günlük süre koşulu aranmaz. Toplantı duyurusu, toplantı yeri, saati ve gündemine dair bilgileri içerir. Toplantı gündemi, Genel Sekreterliğin önerisi ve Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile belirlenir. Yönetim Kurulu belirlenen gündemle toplanır. Yönetim Kurulu gündemde değişiklik yapabilir.

(4) Toplantılar en az yedi üyenin katılımı ile gerçekleştirilir. Yeterli katılımın sağlanmadığı durumlarda toplantı iptal olmuş sayılır ve aynı ay içinde duyuru yenilenerek toplantının gerçekleştirilmesi sağlanır.

(5) Kararlar toplantı sırasında en az beş üyenin aynı yöndeki oyu ile alınır. Üyeler, çekimser ve bir diğer üye adına oy kullanamaz. Karşı oy kullanan üyelerin gerekçeleri karara eklenir.

(6) Toplantılara ait sekretarya hizmetleri Ofis tarafından yürütülür. Toplantılarda alınan kararlar, toplantı sırasında Yönetim Kurulu Karar Defterine işlenip üyelerce imzalanarak zapt altına alınır. Kararlar, toplantı sonrasında karara muhatap kurumlara Ofis tarafından Genel Sekreter veya yetkilendireceği personel imzası ile gereği yapılmak üzere gönderilir.

(7) Yönetim Kurulu gerekli görmesi halinde toplantılara kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarını davet edebilir. Bu şekilde toplantılara katılan yetkililerin oy hakkı yoktur.

EXPO Konseyinin yapısı, görev ve yetkileri

Madde 8 – (1) EXPO Konseyi, Kanunun 5 inci maddesinde belirtilen kuruluşların temsilcilerinden oluşur ve başkanı Antalya Valisidir.

(2) EXPO Konseyi; EXPO 2016 Antalya’nın başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla gerekli gördüğü tavsiye kararlarını alır, hazırlık çalışmaları kapsamında yıllık program, bütçe, yurt içi ve yurt dışı tanıtım faaliyetleri ile gerekli görülen diğer konularda görüşlerini ve tavsiyelerini bildirir, Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterliğin çalışmalarını izler.

(3) Kuruluşlar, Konsey üyesi olmak üzere görevlendireceği temsilcilerini Ajansa bildirir. EXPO Konseyi temsilcilerinin üyelikleri, kendilerinin isteği üzerine ya da kurumlarının talebi ile kurum adına temsilci değişikliğinin talep edilmemesi halinde faaliyetler sona erene kadar devam eder.

EXPO Konseyi toplantılarının düzenlenmesi

Madde 9 – (1) EXPO Konseyi; en az ikisi Antalya’da olmak üzere yılda en az dört defa olağan ve gerektiğinde Konsey Başkanının çağrısı üzerine olağanüstü olarak toplanır. EXPO Konseyi, en az yirmi yedi üyenin katılımıyla toplanır ve en az yirmi bir üyenin aynı yönde oyu ile karar alır. Konsey Başkanı, gerekli görülen hallerde toplantılara, oy hakları olmamak kaydıyla, EXPO Konseyi üyesi olmayan kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarından temsilcileri davet edebilir.

(2) Üst üste iki toplantıya veya bir yıl içinde toplam dört toplantıya mazeretsiz olarak katılmayan üye istifa etmiş sayılır ve temsil ettiği örgütün veya kurumun üyeliği düşer. Bu üye yerine EXPO Konseyi Başkanının teklifi ve Bakan onayı ile yeni üye atanır.

(3) Olağan toplantıların duyuruları, gerçekleştirilecek toplantıdan en az yedi gün önce üyelere resmi yazı ve/veya elektronik posta yolu ile ofis tarafından tebliğ edilir. Olağanüstü toplantılarda süre koşulu aranmaz. Toplantı duyurusu, toplantı yeri, saati ve gündemine dair bilgileri içerir. Toplantı gündemi EXPO Konseyi üyelerinin önerileri ve Yönetim Kurulu tarafından tevdi edilen görevler doğrultusunda, EXPO Konseyi Başkanı tarafından belirlenir.

(4) Oylama toplantı sırasında gerçekleştirilir. Üyeler, çekimser ve bir diğer üye adına oy kullanamaz. Karşı oy kullanan üyelerin gerekçeleri karara eklenir.

(5) EXPO Konseyinin yürüttüğü görevler kapsamında sekretarya işleri Ofis tarafından yürütülür. Toplantılarda alınan kararlar üyelerce imzalanarak zapt altına alınır. Hazırlanan tutanaklar bir sonraki toplantıda üyeler ve temsilciler tarafından imzalanarak, nihai toplantı tutanağı olarak kaydedilir ve bir örneği Ofis arşivinde saklanır. Alınan kararlar ve toplantı tutanakları Yönetim Kuruluna yazı ile iletilir. Kararlar toplantı sonrasında karara muhatap kurumlara gereği yapılmak üzere bildirilir.

Genel Sekreterliğin yapısı ve görevleri

Madde 10 – (1) Genel Sekreterlik, Ajansın iş ve işlemlerinin yürütülmesinden sorumlu uygulama birimidir.

(2) Genel Sekreterlik, EXPO 2016 Antalya ile ilgili bütün faaliyetlerin Yönetim Kurulu tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde programlanmasından, yürütülmesinden ve koordinasyonundan sorumludur.

(3) Genel Sekreterlik Kanunla belirlenen görevleri yapmak ve yetkilerini kullanmak üzere Ajans faaliyetleriyle ilgili birimler oluşturur.

(4) Genel Sekreterlik personeli, EXPO 2016 Antalya Ajansı İnsan Kaynakları Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde istihdam edilir.

Genel Sekreterin görev ve yetkileri

Madde 11 – (1) Genel Sekreterliğin en üst amiri olan Genel Sekreter aşağıdaki görev ve yetkileri haizdir.

a) Yönetim Kurulu tarafından alınan kararları uygulamak.

b) Ajansta görev alacak personelin istihdamını Yönetim Kuruluna önermek.

c) Yönetim Kurulu tarafından uygun görülen organizasyon ile ilgili tüm iş ve işlemleri planlamak, iletişim ve tanıtım stratejilerini tespit etmek, faaliyet programını hazırlamak, Yönetim Kurulu tarafından onaylanan faaliyetleri yürütmek ve bunlarla ilgili çalışmaları yapmak, yaptırmak ve takip etmek.

ç) EXPO 2016 Antalya’nın organizasyonu çerçevesinde yapılacak hizmet ve faaliyetler ile ilgili proje teklif ve önerilerini hazırlamak, onaylananları uygulamak veya uygulatmak.

d) EXPO 2016 Antalya alanı ve çevresinin alt ve üst yapısının fiziki planlamasını yapmak veya yaptırmak; bu amaçla EXPO 2016 Antalya’nın yapılacağı alanları tespit etmek, yapılacak her türlü tesisin projelerini değerlendirmek ve uygun görülen yapı ve tesisleri inşa ettirmek, mevcut tesislerin EXPO 2016 Antalya’nın temasına uygun olarak modernizasyonu için ilgili belediyelerle iş birliği içinde il ve ilçelerin ana caddelerinde çevre ve cephe düzenlemelerini yapmak veya yaptırmak, taşınmazların kullanımına karar vermek.

e) Yıllık program ve faaliyet raporu ile bütçe ve kesin hesap taslağını hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunmak.

f) Yurt içi ve yurt dışı tanıtım ve pazarlama faaliyetlerini yürütmek, yürütülmesini sağlamak, koordine etmek, takip etmek veya bu amaçla hizmet alımı yapmak.

g) EXPO 2016 Antalya alanının projelendirilmesi ve yapımı ile her türlü ulaşım ve haberleşmeyi sağlayacak alt yapıyı hazırlamak, hazırlanması için yerel ve merkezi yönetimle iş birliği içinde çalışmak.

ğ) Kamu kurum ve kuruluşları, meslek odaları, sivil toplum kuruluşları ve çalışmalara gönüllü katılacak gerçek kişiler ile özel hukuka tabi tüzel kişiler arasında koordinasyonu sağlamak.

h) Yönetim Kurulunun onayıyla bağış ve sponsorlukları kabul etmek, Yönetim Kurulu adına sponsorlar ile gerekli sözleşmeleri imzalamak.

ı) EXPO 2016 Antalya’nın düzenlenmesi ile ilgili olarak resmî katılımcılar ile Ajans adına gerekli sözleşmeleri yapmak.

i) Kamuoyunu hazırlık çalışmaları ile ilgili bilgilendirmek.

j) Bakanlıklar ve kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili her türlü yazışmayı yapmak, ilgili kamu kurum ve kuruluşları tarafından yapılacak iş ve işlemleri belirlemek, bunların yapılmasını koordine etmek.

k) EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması kapsamında yapılacak çalışmalar, BIE kurallarına uygun genel düzenlemeler ve insan kaynakları ile ilgili usul ve esasları belirlemek amacıyla yürürlüğe konulacak yönetmeliklere ilişkin taslakları hazırlamak ve Yönetim Kuruluna sunmak.

l) EXPO 2016 Antalya’nın hazırlığı, düzenlenmesi ve sonuçlandırılması kapsamında yönerge ve talimatları hazırlayarak Yönetim Kurulunun onayına sunmak.

m) Kanun hükümlerine aykırı olmamak üzere, Yönetim Kurulunun onayı ile çalışma grupları ve komiteler oluşturmak veya birimler açmak.

n) Tüm ilçelerde görev alacak gönüllüleri belirlemek ve bu gönüllüler ile Genel Sekreterlik ve Ofiste görevlendirilen görevlilerin eğitimi ile ilgili işleri koordine etmek.

o) Yönetim Kurulunun onayı ile ihtiyaç duyulan her türlü mal ve hizmetin alınması veya temin edilmesini sağlamak.

ö) Yönetim Kurulunun onayı ile her türlü tesisi işletmek, işlettirmek, kiralamak, satmak ve satın almak.

p) Yurt içi ve yurt dışı yazılı ve görsel tanıtıcı basın yayın kurum ve kuruluşlarına yürütülen faaliyetlere ilişkin açıklamalar yapmak, basın bildirileri yayımlamak, basın toplantıları yapmak, yazılı ve sözlü sorulara cevap vermek.

r) Genel Sekreterin yokluğu halinde Genel Sekreterliğe vekalet edecek personeli belirlemek.

s) Yönetim Kurulunun verdiği diğer görevleri yapmak.

Ofis

Madde 12 – (1) Ankara’da Bakanlık bünyesinde kurulan Ofis, Genel Sekretere bağlı olarak Yönetim Kurulu ve EXPO Konseyinin sekretarya çalışmalarını yürütür.

(2) Ofis personeli, EXPO 2016 Antalya Ajansı İnsan Kaynakları Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde istihdam edilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM: Son Hükümler

Yürürlük

Madde 13 – (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 14 – (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Gıda, Tarım ve Hayvancılık Bakanı yürütür.